場地租借攻略！與7大租借易犯錯誤，如何租到最適合的場地？

 

 

▪️本文包含〈場地租借攻略〉，以及〈

場地租借7大易犯錯誤〉，並為您準備

了〈場地必要物品和次要物品清單〉

。

 

▪️辦活動租場地～過程順利，圓滿結束

，讓所有人都滿意，是主辦方想儘量

達成的目標。！本篇讓您租借場地，

圓滿高標完成。

 

【目錄：】

▬場地租借攻▬ 1.場地租借方便性 2.場地地點 3.場地大小 4.場地設施服務 5.場地安全 6.場地費用 7.場地性價比

▬ 場地租借7大易犯錯誤 ▬ 1.只考慮場地租借費用 2.未考慮地點與參加者的 相關性 3.沒考慮到場地的靈活性 4.租借場地的必須用品 5.場地的各種價格和費用 6.辦長時間活動要注意的 事 7.注意場地取消和更改的 條款

 

◀場地租借攻略▶ 

▬1.場地租借方便性：

▪️ 在活動籌辦期間，往往會需要跟場地方

確認很多細節，假如場地方反應遲緩，

或回覆態度不好，有可能會對活動造成

影響。

 

▪️ 所以場地方有積極又專業的回覆態度

，也是考慮的重點。

 

（倆肆夭攝影工作室）

 

▬2.場地地點：

●〈首大原則〉：

▪️ 選擇捷運站或火車站周邊的場地，讓

所有人方便抵達。交通方便的地點，

讓人有輕鬆就能到達的感覺，也會讓

更多人想參加。

以走路不超過十分鐘的地點為佳。

 

▪️ 減少要找停車位或轉乘的不便。尤

其市區中心，容易因為花太多時間找

車位，而錯過活動的最佳入場時間。

 

● 辦在〈夜間時段〉的活動：

▪️ 若是選在交通較麻煩，或地點偏遠的

地方，較容易發生參與者遲到，或想

提早走的情況，連原本預設好的活動

進度也受到影響，讓參與者有不完美

的體驗感。

 

● 辦適合〈親子〉的活動：

▪️ 帶小孩子出門參加活動，很多人會選

擇開車前往，免去手提大包小包的不便

。

這時選擇場地時，就需要考慮附近是否

有停車場地，以及停車場地的容納量是

否足夠。

這也是讓人考慮是否參加，以及體驗是

否完好的重點。

 

（Lumière Studio自然光攝影棚）

（獺空間 展演廳）

 

▬3.場地大小:

▪️ 首先確定參加人數，檢查是否有足夠

的桌椅。根據活動規模選擇合適的場地

，確保所有參與者都有足夠的空間。

 

▪️ 其次，檢查廁所有多少間，並確認位

於哪個樓層，避免因此可能會有耽誤

或擁擠的情況。

 

 

▬4.場地設施服務：

▪️ 了解場地提供了哪些設施，如足夠的

桌椅、網路、音響設備、延長線、麥

克風等。

 

▪️ 了解提供了哪些服務，如簡餐飲料、

垃圾處理等。

 

▪️ 如果場地沒有提供，您需要自備的常

用物品如下：

※需要自備的常用物品：※

1.延長線 2.白板筆 3.板擦 4.螢幕（或顯示器） 5.連接線（電源線、數據 線） 6.麥克風

 

▪️ 可能遇到的問題：

設施方面在燈光、音響、連接線上，有

時會發生故障或不適合的情形。

 

桌椅數量可能有不足或損壞情形。所以

最好事先跟場地主確認過。

 

 

▬5.場地安全：

▪️ 一個重視客戶安全的場地或空間，會

配合政府消防與建築等相關安全檢查，

確保符合所有安全法規，並了解是否

有緊急疏散計劃。

 

▪️ 這是一個負責任的選擇，如此即可

降低租借者的潛在險。

 

（啾久餐酒吧-2樓）

 

▬6.場地費用：

▪️ 預算將根據場地的大小而有所不同。

有按小時出租的地方和按天出租的地

方。

 

另外需注意到，租賃設備有時會收取

額外費用。

 

▪️ 在考慮預算時，還要一併評估場地

的其它層面，比如場地空間太擁擠，

萬一遇上突發事件而要疏散時，恐怕

也會造成讓人遺憾的事件。

 

（獺空間 展演廳）

（JUR space 天母 HQ）

 

▬7.場地性價比最後檢視：

在以上各點都考慮好後，再次進行檢視

租借場地，是否有包含所需要的設備和

服務？以及是否可以選擇或更換設施或

服務？是否可以退掉不需要的東西？讓

租借成本和場地使用體驗，達到更好的

平衡。

 

 

◀場地租借7大常見錯誤▶

▬1.只考慮場地租借費用：

租借費用非常重要，但只根據費用來選

擇場地，有可能會忽略其他重要因素！

 

例如地點與參與者的相關性、設備和場

地使用的靈活性，也會影響到參與者體

驗感。

 

另外，場地空間太擁擠，萬一遇上突發

事件而要疏散時，恐怕也會造成讓人遺

憾的事件。

 

▬2.未考慮地點與參加者的相關性：

例如親子會參加的活動、晚上舉辦的活

動，都有不同需要考慮的問題（上面有

詳述），這些會對參加意願和體驗感有

影響。

 

▬3.沒考慮到場地的靈活性：

根據活動的需要，有時活動進行中需要

重新改變桌椅的列，但若沒事先確定過

，可能會有意外狀況，例如桌椅是固定

的無法移動；場地空間限制無法排成想

要的佈局，而造成活動無法順利的進行

。

 

（ 裏山 URAYAMA 日式茶室）

（ Lumière Studio自然光攝影棚 B棚）

▬4.租借場地時的用品：

如果場地沒有提供，您需要自備的常用

物品如下：

※需要自備的常用物品：※

1.延長線 2.白板筆 3.板擦 4.螢幕（或顯示器） 5.連接線（電源線、數據 線） 6.麥克風

 

※不是必須但準備了會不錯的東西：※

1.杯水（提供給忘記帶水 的人） 2.糖果小零食（結束時的 小驚喜） 3.影印機（臨時影印重要 東西）

 

（裏山 URAYAMA）

 

▬5.場地的各種價格和費用：

有按小時出租和按天出租的地方。另外

要注意到，有些設備時可能會收取額外

租借費用。

 

（生生空間 ShengSheng）

（想享一隅共享空間 - 開放式階梯區）

 

▬6.辦長時間活動要注意的事：

跨用餐時間的活動要訂餐盒，或注意場

地附近有哪些合適的用餐地點。

 

 

▬ 7.注意場地取消和更改的條款：

每一家場地的取消與更改規定都不一

樣，所以下訂前一定要先詳閱所有規

定和條款。

 

（小基地Live音樂餐坊）

（ 裏山 URAYAMA 溫室咖啡廳+英式小花園）

 

▪️在檢視以上〈場地租借7大攻略〉和〈場

地租借7大易犯誤〉後，相信大家每一場

活動跟講座，都能圓滿成功！

 

（Finara精品家飾 - 2F）

（FE啡饗咖啡廳）