【舉辦各式會議攻略！與常見錯誤！會議類型與租借場地詳解！】

 

▬▬《本文目錄》▬▬

一、一個成功的會議，必須具備哪些要素？

二、會議有哪些類型？

三、舉辦各類型會議的攻略詳解。

四、各類型會議，需要注意的共同點！

五、舉行各類型會議的常見錯誤！

 

（上圖場地空間：日富空間）

▬一、一個成功的會議，必須具備哪些要素？▬

※需要具備以下要素，以確保會議高效、有組織且能達成目標：

1、明確的目標與議程：

會議前應設定清晰的目標，並制定詳細的議程。

這能幫助與會者了解會議的重點，避免浪費時間。

每位參與者都應事先收到議程，提前準備討論內容。

2、合適的參與者：

會議應邀請與議題相關的成員參加，以確保討論的專業性和決策的有效性。

避免過多與會人數，保持小而精的團隊，讓溝通更加集中。

3、有效的會議主持：

主持人負責引導會議流程，保持討論在議程範圍內，

並適時控場，避免偏題或重複討論。

主持人應具備良好的溝通和調節能力，以促進積極參與。

4、充足的準備：

會議前所有資料和數據應準備齊全，

並確保所有參與者能提前了解會議背景、目的及預期結果。

這有助於提高與會者的參與度，並確保討論基於事實。

5、合適的時間與地點：

時間和地點應根據參與者的需求進行安排，避免過早或過晚的會議。

會議室需具備舒適的環境、良好的隔音效果、

充足的照明和適當的設備，特別是如果會議涉及投影或視訊需求。

 

（上圖場地空間：日富空間）

6、明確的決策與執行計劃：

會議結束前，應確定所有討論的決策及執行步驟，

並指派負責人和期限，以確保後續的落實。

這有助於會後跟進，提高會議的成效。

7、時間管理：

會議應合理分配時間，確保每個議題有足夠的討論空間，

同時避免討論過久或偏離議題。

可安排時間提醒，幫助主持人控場。

8、積極參與：

與會者應該積極參與討論，提出自己的見解與建議。

主動參與能增加討論的深度，並使每個人對結果感到認同和負責。

9、總結與會後記錄：

會議結束時應對會議內容進行簡單總結，重點強調決策和執行步驟。

會後應迅速整理會議記錄，並分享給所有參與者，以便於後續跟進和檢討。

10、會後回饋與改進：

可以收集與會者的回饋，評估會議的有效性，

並根據反饋改進未來的會議方式。

持續的改進有助於提高會議的質量和效率。

※具備以上這些要素可以幫助會議達成預期效果，

並提升與會者的滿意度和投入度。

 

（上圖場地空間：日富空間）

▬二、會議有哪些類型？▬

※會議的類型多樣，根據目的、參與者、規模和形式的不同，可分為以下幾種主要類型：

1、決策型會議：

主要目的是討論並做出決策。

參與者通常是組織的管理層或相關部門負責人，

會議內容包括討論方案、解決問題和制定政策。

2、資訊分享型會議：

此類會議旨在分享重要資訊，

例如定期例會、年度業績簡報、新產品發布等。

參與者可包括所有相關人員，會議以更新資訊、傳達指令為主。

3、問題解決型會議：

這類會議針對具體問題進行討論，尋求解決方案，

通常涉及跨部門成員或專家參與，

共同分析問題根源並提出改進措施。

4、創意頭腦風暴會議：

專注於創意和點子生成，通常用於產品開發、行銷策略、創意構想等。

會議氣氛輕鬆，鼓勵每位參與者自由發言，激發創意。

5、培訓與教育會議：

這類會議旨在為員工或特定群體提供技能培訓或知識更新，

通常包含講座、演講、工作坊等形式，

讓參與者學習並掌握新技能。

 

（上圖場地：森活商務中心）

6、檢討與反饋會議：

這種會議通常在項目結束後或階段性總結時召開，

回顧過程中的表現，總結經驗教訓，以便未來改進。

參與者包括項目相關人員及管理層。

7、銷售與推廣會議：

主要目的是推廣產品或服務，增強客戶認識，

通常會邀請潛在客戶或合作夥伴參加，

並包含產品展示、演示和問答環節。

8、客戶或合作夥伴會議：

為了促進與客戶、合作夥伴的關係，通常會邀請相關外部人員參加。

會議的目的是交流、展示合作成果或洽談未來的合作機會。

9、專案進度會議：

用於專案管理和監督，讓團隊成員定期報告進度，

識別障礙並調整計畫，確保專案順利推進。

參與者通常包括專案經理和團隊成員。

10、視訊會議：

通過視訊技術進行的會議，尤其適合跨地區的團隊。

視訊會議涵蓋各類會議形式，如決策會、資訊分享會等，

並因為遠程性而有較強的便捷性。

※不同類型的會議能滿足組織的多元需求，

根據會議目標選擇合適的形式，可以提高會議的效率和效果。

 

（上圖場地空間：棚場-多用途活動空間）

▬三、舉辦各類型會議的攻略詳解▬

1、決策型會議：

▶注意重點：

確保每位參與者有發表意見的機會，

避免少數人壟斷話語權，讓決策多方參與。

▪️特別準備：

準備充分的背景資料和數據，讓討論更具事實基礎。

▪️舉例：

某公司在開發新產品時，召開決策會議討論是否進入新市場。

會議中各部門主管提出不同觀點，但市場部門過於強勢，試圖壟斷決策。

主持人應該鼓勵其他部門（如財務和研發部門）

也提出風險評估和成本效益分析，以達成全方位考量的決策。

2、資訊分享型會議：

▶注意重點：

資訊傳遞要簡明扼要，避免冗長。

簡報內容應清晰，讓參與者易於消化關鍵訊息。

▪️特別準備：

準備清晰的簡報和圖表，輔助資訊傳達，增加參與者的理解度。

▪️舉例：

一家零售公司召開季度業績報告會，

行銷部門負責人分享數據時講解過於詳細，會議因此拖延。

後來，財務部門分享簡報時採取要點方式，僅展示銷售增長率、

成本控制和未來預測，讓與會者更快掌握重點。

3、問題解決型會議：

▶注意重點：

保持聚焦於問題本身，防止討論偏題，

確保在有限時間內找到解決方案。

▪️特別準備：

確保有足夠的數據和案例來分析問題，並準備替代方案以供比較。

▪️舉例：

一家科技公司發現新軟體存在用戶流失率高的問題，於是召開問題解決會議。

會議中工程師和設計師針對解決方案進行討論，

然而一些成員開始討論如何改善整體UI，這偏離了原本目標。

此時，主持人需要引導大家回到流失率問題的原因分析，並專注於特定改善方法。

4、創意頭腦風暴會議：

▶注意重點：

鼓勵自由發言，營造無壓力環境，以激發創意。

▪️特別準備：

引導問題或啟發性問題，啟發創意和思考，並準備白板或互動工具記錄點子。

▪️舉例：

廣告公司為客戶策劃新行銷活動，召開頭腦風暴會議。

初期許多人不敢發言，主持人於是引導大家進行一個「無錯點子」的暖場活動，

每個想法都被視為有效。這讓團隊逐漸放鬆，隨後激發出幾個獨特的創意，

最終形成具有話題性的廣告方案。

5、培訓與教育會議：

▶注意重點：

確保學員理解並能實際應用所學內容，講解過程需配合練習和互動。

▪️特別準備：

準備豐富的教材和練習活動，讓參與者可以實際操作或模擬。

▪️舉例：

一家公司為銷售團隊舉辦新產品培訓會，教導成員如何向客戶展示產品功能。

培訓講師通過講解和現場操作示範，並安排小組練習，

讓成員在模擬情境中實際操作，這幫助學員加深理解，也能提升實際業務中的應用。

 

（上圖場地空間：慕美學-各類活動會議空間）

 

6、檢討與反饋會議：

▶注意重點：

反饋應具體且建設性，避免過於批評，建議從正面入手。

▪️特別準備：

準備實例和數據，讓反饋更具體並有改進方向。

▪️舉例：

一個軟體開發團隊在專案結束後舉行檢討會議，

專案經理對專案成功點進行肯定後，具體指出開發進度落後的原因，

如需求變更應對不足等，並提出改進方法。這讓團隊在接受反饋的同時，

清晰了解改善空間，對未來專案充滿信心。

7、銷售與推廣會議：

▶注意重點：

展示產品優勢，重點放在競爭力和市場需求上，吸引客戶關注。

▪️特別準備：

準備演示或示範環節，讓客戶直觀了解產品，並設置問答時間。

▪️舉例：

某公司在推出新產品前召開推廣會議，邀請潛在客戶參加。

產品經理先介紹市場需求，再演示產品優勢。

會後，安排問答環節和體驗展示，讓客戶直接了解產品特色，

增強興趣，最終轉化出許多潛在訂單。

8、客戶或合作夥伴會議：

▶注意重點：

注重對方需求，展示合作的誠意和價值。

▪️特別準備：

事先了解對方背景和需求，並準備針對性方案或合作建議。

▪️舉例：

一家公司與新合作夥伴舉行會議，主動瞭解對方需求，並分享過往合作案例。

會議中詳細介紹如何滿足對方需求並創造共同價值，最後提出合作提案。

這讓對方對合作充滿信心，並進一步討論合作細節。

9、專案進度會議：

▶注意重點：

集中討論進度和障礙，避免過多細節，確保專案持續推進。

▪️特別準備：

提前收集各成員的進度報告，集中討論關鍵問題並尋找解決方案。

▪️舉例：

一家軟體公司每兩週召開一次進度會議

，專案經理要求每位成員匯報進展及面臨的障礙，並根據優先級決定處理方法。

當某成員試圖過多討論技術細節時，經理引導回到進度主題，

專注於如何快速解決障礙。

10、視訊會議：

▶注意重點：

提前檢查設備，保持連線穩定，

並設定會議規範（如靜音、舉手發言等）。

▪️特別準備：

提前測試所有設備，並告知參與者會議規範，如靜音、舉手發言等。

▪️舉例：

一個跨國企業舉行視訊會議，邀請不同時區的員工參加。

會前，技術團隊提前測試視訊連線，並在會議邀請中附上會議規範，

如使用靜音功能避免背景噪音。

由於準備充分，會議順利進行，

並實時回應了多地區成員的問題，提升了會議效果。

 

（上圖場地空間:ZONE 1)

▬四、各類型會議，需要注意的共同點！▬

舉辦上述10種類型的會議時，需要注意的共同點如下：

1、明確會議目標與議程：

所有會議都應事先設定明確目標，制定清晰的議程，讓參與者清楚會議的重點和流程。

2、選擇合適的參與者：

僅邀請與會議目標相關的成員參加，避免人數過多，確保參與者能積極貢獻。

3、時間管理：

控制會議時間，確保各議題按時討論並結束，避免時間過長，讓參與者精力集中在主要討論上。

4、技術準備與支持：

若使用視訊或投影設備，需提前測試並確保一切運作正常，避免技術問題影響會議。

5、總結與行動步驟：

會議結束前應明確結論和行動步驟，確保會後能落實會議決策或任務。

6、會議紀錄與後續跟進：

會後整理會議紀錄，分發給參與者，並追蹤行動步驟的進展，確保結果能執行。

 

（上圖場地空間：空白場域 Blank Space）

▬五、舉行各類型會議的常見錯誤！▬

1、缺乏明確的目標與議程：

錯誤：會議開始前沒有設定清晰的目標和詳細的議程，導致討論無焦點，會議效率低下。

結果：參與者對討論內容感到迷茫，會議偏離主題，浪費時間且無法達成預期結果。

2、會議時間過長：

錯誤：未設定會議時長，導致討論冗長且無結論，參與者逐漸失去專注力。

結果：與會者產生疲憊感，導致會議氣氛沉悶，影響討論質量，最終浪費時間且難以達到決策。

3、與會者人數過多或不合適：

錯誤：邀請過多或無關的成員參加，導致討論混亂且缺乏效率。

結果：人數過多使得意見難以統一，且不相關成員的發言可能偏離主題，使決策效率降低。

4、缺乏良好的時間管理：

錯誤：沒有為每個議題分配合適的時間，導致部分話題討論過長，其他議題無法充分討論。

結果：重要議題可能因時間不足而倉促決定，或導致會議延時，影響後續行程。

5、技術問題未提前檢查：

錯誤：沒有提前檢查投影、視訊、網絡等設備，導致技術問題中斷會議進行。

結果：臨時處理技術問題耗費大量時間，造成會議進程中斷，影響參與者的注意力和會議氣氛。

 

（上圖場地空間：創世紀商務中心）

6、缺乏會議主持與控場：

錯誤：會議中沒有主持人進行控場，讓討論自由進行，導致偏離議程。

結果：討論容易偏題且不易回到主題，部分參與者無法發表意見，會議效果打折扣。

7、沒有總結與行動計劃：

錯誤：會議結束時缺乏清晰的結論和行動步驟，沒有指派負責人和完成時間。

結果：會後執行不力，會議討論內容可能被遺忘，缺乏後續行動而導致會議流於形式。

8、忽視會議記錄和後續跟進：

錯誤：會議中未做記錄或會後未分發會議紀錄，且缺乏進展追蹤。

結果：參與者無法回顧會議內容，導致會後無法落實行動計劃或重複討論。

9、過度專注細節而忽視大局：

錯誤：會議討論陷入細節，忽略會議的總體目標。

結果：時間被小細節佔用，核心問題未解決，會議最終未能達到大目標。

10、忽略參與者的參與感：

錯誤：會議中部分成員未被鼓勵發表意見，或主持人忽略他們的參與感。

結果：部分參與者感到疏離或無意義，會議效果降低，且可能錯過寶貴意見。

（上圖場地空間:1921 coworking space)